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Escrever sobre ferramentas da qualidade sempre é um trabalho de escolha. Por que digo isso? Porque são muitas as ferramentas e escolher qual deve ser apresentada é um desafio.

Pois bem, desta vez, tenho o mesmo dilema e espero que minha escolha ajude o leitor.

As ferramentas da qualidade vêm sendo desenvolvidas por estudiosos que buscam uma forma de simplificar a análise de seus experimentos. Algumas datam do início dos anos 1900, como o Diagrama de Pareto, outras são mais modernas. Elas também são frequentemente adaptadas e melhoradas nas acadêmicas em trabalhos de término de curso, dissertações e teses de doutorado.

Com muita ousadia, vou listar aqui algumas ferramentas que usualmente encontramos em nosso cotidiano. Em uma lista rápida, podemos colocar fluxograma, brainstorming, PDCA, gráfico de Pareto, histograma, diagrama de causa e efeito (Ishikawa), lista de verificação, diagrama de dispersão, cartas de controle, dentre outras.

Neste artigo, vou me ater a discutir as mais usadas.

Antes, porém, de discorrer propriamente sobre as ferramentas, é importante identificar por que vamos usá-las e para que vamos usá-las.

ESCOLHENDO A FERRAMENTA A SER USADA

Como dito anteriormente, temos um número significativo de ferramentas, mas como escolhê-las?

O primeiro passo é identificar o que queremos alcançar. Por exemplo: Tenho um problema a resolver? Quero identificar um problema potencial e criar ações preventivas para que nunca aconteça? Quero estudar um processo? Quero entender como está a medição ou o monitoramento de uma ação de um negócio? Quero medir uma inovação ou identificar melhorias no projeto de inovação? Muitos podem ser nossos objetivos e saber claramente o que queremos vai nos ajudar a fazer a melhor escolha das ferramentas.

Podemos escolher uma ferramenta, e isso ser suficiente, ou usar várias que se completam para chegarmos ao nosso objetivo.

As ferramentas escolhidas devem nos ajudar a identificar e analisar a real situação, acompanhar e mensurar os processos, definir as ações a serem tomadas para sanar os possíveis problemas ou as causas deles e, por fim, diminuir os impactos.

Escolher as ferramentas deve fazer parte do planejamento para o atingimento dos objetivos.

Definidos os objetivos e identificadas as ferramentas, devemos nos perguntar: temos conhecimento suficiente de cada ferramenta escolhida? Se o trabalho for feito em equipe, a pergunta deve ser: nossa equipe tem o conhecimento necessário das ferramentas escolhidas?

Aqui eu me preocupo em colocar essa questão do conhecimento, porque podemos acreditar que um conhecimento básico seja o suficiente para aplicar uma ferramenta, mas nem sempre essa crença corresponde a realidade. Em minha prática de consultoria, me deparo com muitas empresas que tentam aplicar ferramentas com um grau mais alto de estatística, mas que não conseguem entender os resultados dos estudos se esses não estiverem dentro do esperado.

Então, para começarmos a aplicar, precisamos:

Identificar o que queremos alcançar;
Escolher as ferramentas que podem nos ajudar a estudar, ou seja, analisar, acompanhar, mensurar, definir claramente a situação, definir possíveis ações, entender e diminuir os impactos.
Ter conhecimento profundo das ferramentas escolhidas para poder usá-las da forma mais apropriada.

Tomando esses cuidados, você terá muito bons resultados ao usar as ferramentas da qualidade.

Agora, vamos às ferramentas da qualidade que escolhi para apresentar aqui.

FERRAMENTAS

Fluxograma

O fluxograma é uma ferramenta muito importante para começarmos a estudar um processo, já que por meio dele podemos mapear a situação e identificar o que gera valor e o que só gera custo.

Quando detalhado, um fluxograma ajuda a identificar as oportunidades de melhoria imediatamente após ter sido finalizado, o que permite agilizar a tomada de decisões.

O fluxograma nada mais é do que uma forma gráfica de desenhar um processo. Existem normas que ditam como colocar a simbologia, mas a equipe que vai usá-lo é que deve definir que símbolos vai adotar e garantir que os símbolos escolhidos sejam de entendimento de todos.

Quem desenha o fluxograma deve ter conhecimento profundo do processo ou ter a ajuda de alguém que o conheça. Aqui vale a máxima: perguntar muitas vezes a mesma coisa pode trazer a realidade do processo, ou seja, não é nem o que deveria ser e nem o que acreditamos ser, e sim o que é.

FIGURA 1 – Fluxograma

Lista ou folhas de verificação – Checklist

Usada na coleta de dados, a lista de verificação é uma lista que serve para identificar o que pode ser controlado e como isso pode ser feito. Normalmente, essa ferramenta da qualidade é usada em conjunto com outra.

Deve ser usada quando dados puderem ser observados e coletados repetidamente por uma mesma pessoa, área, processo ou local.

A coleta de dados deve ter uma frequência e amostra conhecidas que permita oferecer resultados possíveis de serem analisados e, se necessário, comparados.

FIGURA 2 – Lista de verificação

Gráfico de Pareto

Criado por Vilfredo Pareto, esse gráfico ficou mais conhecido quando os gurus da qualidade o usaram.

A ideia do gráfico de Pareto é desenvolver um gráfico de barras que coloca em ordem o que se deseja estudar, por exemplo um problema, e a frequência na qual ocorre. Dessa forma, é possível priorizar e resolver as maiores urgências.

Para elaborar o gráfico de Pareto, é necessário possuir uma fonte de pesquisa de dados e folhas/ listas de verificação, somente a partir daí é possível construir o gráfico de colunas.

O gráfico de Pareto assume uma regra como verdadeira, a regra 80/20, ou seja 80% dos problemas são ocasionados por 20% de causas.

Com isso, trabalhando poucas causas, solucionamos muitos problemas.

FIGURA 3 – Gráfico de Pareto

Brainstorming

Conhecida também como tempestade cerebral ou de ideias, é uma ferramenta usada para resolver problemas, desenvolver ideias e projetos e estimular o pensamento criativo.

Foi criada por Alex Osborn para testar e explorar a capacidade criativa do indivíduo. É sempre aplicada em equipe.

Para que o brainstorming funcione apropriadamente, algumas regras têm de ser obrigatoriamente seguidas. As regras são: proibido debater e criticar as propostas apresentadas, nenhuma ideia deve ser desprezada e as pessoas que estão participando devem se sentir livres para falar o que quiserem.

Existem dois tipos de brainstorming, o anônimo e o estruturado. No anônimo, as pessoas entregam suas ideias para um moderador que as apresenta sem identificar o autor. No estruturado, a entrega das ideias é feita em forma de rodadas pelo próprio autor ao grupo.

O brainstorming segue no mínimo quatro etapas, orientação, preparação, realização e avaliação.

A orientação é a etapa na qual a equipe entende as regras da ferramenta e esclarece as dúvidas quanto ao tipo escolhido.

Na preparação, é colocado de forma clara o que se vai estudar -- um problema, uma inovação, enfim, a questão. Isso é feito com o máximo de informações possível. Em algumas situações, outras ferramentas devem ser usadas para trazer o maior número de dados a serem estudados. Uma ferramenta que pode ser usada é a lista de verificação.

A etapa de realização é onde acontecem as rodadas ou a entrega das ideias, de forma a listar o maior número, sem críticas ou ações que possam inibir os participantes. Todas as ideias devem ser listadas e armazenadas na ordem em que foram sendo entregues. Essa etapa termina quando todos tiverem esgotados suas ideias.

A próxima etapa é de avaliação, mas entre a realização e a avaliação é usual que a lista de ideias fique em descanso por um tempo, de forma a poder ser revisitada a qualquer momento para a inserção de novas ideias. A lista pode ser colocada em um quadro de gestão, de modo a poder ainda ser completada ao longo de um tempo. Esse tempo é combinado com a equipe.

E na última etapa, avaliação, toda a equipe se reúne e avalia cada ideia. Os critérios de avaliação devem ser claramente definidos, mas é importante avaliar, no mínimo: dificuldade de implantação, custos, tempo de execução, pessoas envolvidas e retorno do investimento.

Com a ideias escolhidas, o trabalho é implementar.

Figura 4 -- Brainstorming

Diagrama de Causa e Efeito

Também conhecido como Diagrama de Ishikawa, ou Diagrama 4M, 5M ou 6M, foi proposto pelo Eng. Químico Kaoru Ishikawa, com o objetivo de solucionar problemas ou fazer melhoria contínua.

Em sua estrutura, o problema real ou potencial deve ter suas causas classificadas em seis tipos, sendo elas: método, matéria-prima, mão de obra, máquina, medição e meio ambiente.

O belo dessa ferramenta é que cada problema assume mais de uma causa e isso nos possibilita encontrar a solução definitiva do problema ou propiciar uma tremenda melhoria contínua.

Bem, essa ferramenta sempre deve ser aplicada em equipe e, para que seja usada, é necessário que uma lista de possíveis causas esteja disponível.

A lista de possíveis causas pode ter sido elaborada em uma sessão de brainstorming.

FIGURA 5 – Diagrama Causa e Efeito

Finalizando...... Espero que tenham apreciado a minha escolha. É sempre um grande desafio!

Cristina Blanco Padovani, engenheira mecânica automobilística, administradora industrial e mestre em engenharia de produção. Sócia fundadora da Construsec consultoria em Engenharia de Produção Ltda.